• Cách tổ chức bảo quản tài liệu một cách khoa học cho người quản lý

    Quản lý chặt chẽ tài liệu, sắp xếp khoa học, thống kê đầy đủ, kiểm tra thường xuyên, để nắm vững số lượng, thành phần, tình hình và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ và bảo vệ an toàn tài liệu là những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài liệu lưu trữ.

    Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ

     Nhằm phục vụ cho việc tổ chức sử dụng tài liệu được thuận lợi thì việc sắp xếp tài liệu trong kệ kho lưu trữ là công tác tổ chức khoa học các hồ sơ cần thiết, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê và kiểm tra. Ngoài ra sắp xếp khoa học các hồ sơ trong kho còn giúp cho cán bộ lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cố xảy ra, chống được các yếu tố gây hại cho tài liệu.

    giá kệ để hàng đa năng bảo chánh

    Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ

    Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ

    Các tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặt trưng đã vận dụng để lập hồ sơ. Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều thì nên chia thành nhiều tập.

    Sắp xếp tài liệu trong giá

    Tùy theo từng loại tài liệu để sắp xếp nhưng việc sắp xếp tài liệu trong từng khoang – từng giá kệ phải thống nhất theo quy định xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Nguyên tắc sắp xếp tài liệu trên giá kệ để dễ tìm thấy, dễ lấy.

    giá kệ để hàng đa năng bảo chánh

    Giá kệ kho lưu trữ 

    Sắp xếp giá kệ trong kho

    Sắp xếp giá kệ để tài liệu phải thuận tiện cho việc vận chuyển và đi lại, đồng thời phải bảo đảm cho kho được thông thoáng, tránh được các yếu tố phá hoại tài liệu, tiết kiệm được diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp tài liệu thống kê, kiểm tra tài liệu.

    Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu

    Trong một kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá kệ cần phải làm hai bản chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn để tài liệu theo giá kệ.

    giá kệ để hàng đa năng bảo chánh

    Quản lý tài liệu kho lưu trữ

    Chế độ bảo vệ tài lệu trong kho lưu trữ

    Mỗi kho chứa tài liệu điều có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu.

    Chế độ sử dụng tài liệu

    Đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ nghiên cứu sử dụng, đáp ứng các yêu cầu của xã hội là mục tiêu của công tác lưu trữ.

    Các quy định về sử dụng tài liệu

    Để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu nhằm phục vụ lâu dài, trong quá trình giao nhận, vận chuyển, sử dụng tài liệu phải có các quy định cụ thể, chặt chẽ và phải thực hiện nghiêm túc các quy định.

    Khai thác sử dụng tài liệu và thẩm quyền khai thác sử dụng tài liệu.

    Chế độ kiểm tra, theo dõi việc xuất nhập tài liệu.

    Nội quy phòng đọc.

    Trưng bày triễn lãm tài liệu.

    Vui lòng liên hệ với Chúng tôi để được tư vấn miễn phí:

    CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO CHÁNH
                       VINARACK

    Địa chỉ: số 3, đường 40, khu phố 8, phường Hiệp Bình Chánh, quận Thủ Đức, TP. HCM

    Điện thoại / Fax: +84-28 3726 2606

    Liên hệ: 0903 812 187 (Kim Chi), 0912 404 977 (Thúy Hà)

    Thắc mắc, khiếu nại: 0909 787 797

    Email: l@vinarack.vnt@vinarack.vncontact@vinarack.vn

    Facebook: http://facebook.com/Vinarack.vn

    Website: www.vinarack.vn – www.giakedehang.net – www.giakedanang.net

    Rất hân hạnh được phục vụ quý khách!

    Ngày đăng: 10-08-2018 539 lượt xem
gotop